Automatisierungen
Mit der Workflow-Engine lassen sich wiederkehrende Abläufe automatisieren – von der Bestätigungsmail bis zur Mahnung. Workflows reagieren auf Ereignisse in der Anwendung oder werden zeitgesteuert ausgelöst.
Übersicht
Unter Einstellungen → Automatisierungen werden alle vorhandenen Workflows aufgelistet. Zuerst erscheinen die System-Workflows, danach die selbst angelegten. Über die Schaltfläche Neue Automatisierung lässt sich ein neuer Workflow erstellen. Eigene Workflows können über das Bearbeiten-Symbol angepasst werden.
Wie funktioniert ein Workflow?
Jeder Workflow folgt dem Prinzip Auslöser → Bedingung → Aktion :
- Auslöser (Trigger): Legt fest, wann der Workflow gestartet wird – z. B. bei einer neuen Online-Buchung oder N Tage nach der Abreise.
- Bedingungen (optional): Eine oder mehrere Prüfungen, die entscheiden, ob der Workflow tatsächlich ausgeführt wird. Alle Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein.
- Aktion: Das, was automatisch passiert – z. B. eine E-Mail versenden oder einen Kassenbucheintrag erstellen.
Jeder Workflow wird pro Datensatz nur einmal ausgeführt. Bereits verarbeitete Vorgänge werden nicht erneut berücksichtigt.
Auslöser (Trigger)
Es gibt zwei Arten von Auslösern:
Ereignisgesteuert
Diese Auslöser reagieren sofort, wenn etwas in der Anwendung passiert:
- Neue Online-Buchung: Wird ausgelöst, sobald eine Buchung über das Online-Buchungsformular eingeht.
- Neuer Kalender-Import: Wird ausgelöst, wenn eine neue Buchung per iCal-Import eingelesen wird.
- Neue Reservierung: Wird ausgelöst, wenn eine Reservierung manuell in der Anwendung angelegt wird.
- Neue Rechnung: Wird ausgelöst, wenn eine Rechnung erstellt wird.
- Rechnungsstatus geändert: Wird ausgelöst, wenn sich der Status einer Rechnung ändert (z. B. von „offen” auf „bezahlt”).
Zeitgesteuert
Diese Auslöser laufen automatisch im Hintergrund und prüfen regelmäßig, ob passende Datensätze vorhanden sind:
- N Tage vor Anreise: Z. B. für eine Erinnerungsmail an den Gast vor dem Aufenthalt.
- N Tage nach Abreise: Z. B. für eine Dankesmail nach dem Aufenthalt.
- N Tage nach Rechnungsdatum: Z. B. für eine Zahlungserinnerung.
- Monatlich an einem bestimmten Tag: Z. B. für eine monatliche Zusammenfassung.
Bedingungen
Bedingungen sind optional und schränken ein, für welche Datensätze ein Workflow gilt. Pro Workflow können beliebig viele Bedingungen hinzugefügt werden – alle müssen gleichzeitig erfüllt sein. Soll eine Aktion bei verschiedenen Zuständen greifen (ODER-Verknüpfung), genügt es, dafür zwei separate Workflows anzulegen.
Folgende Bedingungen stehen zur Verfügung:
- Buchender hat E-Mail-Adresse: Der Workflow wird nur ausgeführt, wenn für die Reservierung eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
- Reservierungsstatus: Nur Reservierungen mit einem bestimmten Status werden berücksichtigt.
- Rechnung hat E-Mail-Adresse: Der Workflow wird nur ausgeführt, wenn an der Rechnung eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.
- Rechnungsstatus: Nur Rechnungen mit einem bestimmten Status werden berücksichtigt.
- Zahlungsart der Rechnung: Nur Rechnungen mit einer bestimmten Zahlungsart werden berücksichtigt.
Aktionen
Folgende Aktionen können einem Workflow zugewiesen werden:
- E-Mail per Vorlage versenden (Reservierung/Rechnung): Verschickt eine E-Mail auf Basis einer selbst erstellten Vorlage . Der Empfänger kann frei gewählt werden (Buchender, Rechnungsadresse, Benachrichtigungsadresse oder eine eigene Adresse). Versendete E-Mails erscheinen automatisch im Korrespondenz-Tab der jeweiligen Reservierung.
- Allgemeine E-Mail per Vorlage versenden: Wie oben, jedoch ohne Bezug zu einer konkreten Reservierung oder Rechnung – z. B. für monatliche Berichte.
- System-Benachrichtigung versenden: Verschickt eine vorgefertigte Benachrichtigung an die konfigurierte Benachrichtigungsadresse – z. B. bei einer neuen Online-Buchung.
- Buchungseinträge erstellen: Erstellt automatisch Buchungseinträge aus einer Rechnung (Soll-/Habenkonto konfigurierbar) – typischerweise in Kombination mit dem Auslöser „Rechnungsstatus geändert” und der Bedingung „Rechnungsstatus = bezahlt”.
- Rechnungsstatus ändern: Setzt den Status einer Rechnung auf einen festgelegten Wert (z. B. Offen, Bezahlt, Storniert).
- Zahlungsart ändern: Setzt die Zahlungsart einer Rechnung auf einen festgelegten Wert (z. B. Bar, Überweisung, Karte, SEPA).
- Reservierungsstatus ändern: Setzt den Status einer Reservierung auf einen festgelegten Wert. Wird die Aktion durch eine Rechnung ausgelöst, werden alle mit der Rechnung verknüpften Reservierungen aktualisiert.
Beispiele
Einige typische Anwendungsfälle für eigene Automatisierungen:
Dankesmail nach der Abreise
Auslöser:
1 Tag nach Abreise
Bedingung:
Buchender hat E-Mail-Adresse
Aktion:
E-Mail per Vorlage an den Buchenden – z. B. mit Dank für den Aufenthalt und einem Rückfrage-Link.
Zahlungserinnerung bei offener Rechnung
Auslöser:
14 Tage nach Rechnungsdatum
Bedingung:
Rechnungsstatus = offen
Aktion:
Mahnung per Vorlage an die Rechnungsadresse versenden.
Buchungseinträge bei Zahlungseingang
Auslöser:
Rechnungsstatus geändert
Bedingung:
Rechnungsstatus = bezahlt
Aktion:
Buchungseinträge aus der Rechnung automatisch erstellen.
Anreise-Erinnerung an den Gast
Auslöser:
2 Tage vor Anreise
Bedingung:
Buchender hat E-Mail-Adresse
Aktion:
E-Mail per Vorlage mit Anreiseinformationen, Anschrift und Zugangsdaten.
Reservierungen bei Zahlung aktualisieren
Auslöser:
Rechnungsstatus geändert
Bedingung:
Rechnungsstatus = bezahlt
Aktion:
Reservierungsstatus aller verknüpften Reservierungen auf den gewünschten Wert setzen.
System-Workflows
Zwei Workflows sind fest im System hinterlegt und müssen nicht manuell angelegt werden:
- E-Mail-Benachrichtigung bei Online-Buchung: Verschickt eine Systembenachrichtigung, wenn eine neue Online-Buchung eingeht.
- E-Mail-Benachrichtigung bei Kalender-Import: Verschickt eine Systembenachrichtigung, wenn eine Buchung per Kalender-Import hinzukommt.
System-Workflows können aktiviert oder deaktiviert werden, lassen sich aber nicht bearbeiten oder löschen.