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Vorlagen

Templates (Vorlagen) können in der Pensionsverwaltung angelegt werden und in verschiedenen Bereichen der Anwendung wiederverwendet werden, um Exporte zu PDF oder E-Mail individuell gestalten zu können. Dabei werden definierte Platzhalter verwendet, welche bei der Generierung an der jeweiligen Stelle mit den echten Daten ersetzt werden.

Verwendung

Vorlagen können innerhalb der Anwendung für die folgenden Zwecke verwendet werden:

Rechnung erzeugen (PDF)
Konversationen für eine Reservierung
- E-Mail an den Gast senden ( E-Mail Vorlage für Reservierungen )
- allgemeine PDF als E-Mail Anhang (z.B. AGB)
- reservierungsbezogene PDF Datei (z.B. Reservierungsbestätigung)
DSGVO Export für einen Gast (PDF)
Buchungsjournal Export (PDF)
Meldeformular (PDF)
Betriebsberichte (PDF)
Automatisierungen ( Workflows )
- E-Mail für eine Reservierung versenden ( E-Mail Vorlage für Reservierungen )
- E-Mail für eine Rechnung versenden ( E-Mail Vorlage für Rechnungen )
- Allgemeine E-Mail ohne Buchungsbezug versenden ( E-Mail Vorlage Allgemein )

Vorlagenübersicht

Die Vorlagen können unter Einstellungen -> Vorlagen verwaltet werden. Anbei eine beispielhafte Übersicht:

Beispielvorlagen

Nutzt man die Anwendung zum ersten Mal, bietet es sich an die bereitgestellten Beispiele zu kopieren und für seine Zwecke anzupassen. In der Standardinstallation sind diese Beispiele bereits enthalten.

Vorgehen

Hierfür bitte den Inhalt der Beispiele aus der jeweiligen Beispieldatei von hier kopieren.
In die Vorlagenübersicht der Anwendung wechseln und "Vorlage hinzufügen" anklicken.
Vorlagentyp auswählen und wie im Bild gezeigt in die Quelltextansicht wechseln.
In dieser Ansicht den kompletten Inhalt mit dem aus dem 1. Schritt kopierten Inhalt ersetzen und "Speichern" klicken.

Folgende Beispiele existieren:

Beispieldatei	Vorlagentyp
DSGVO Export	PDF für DSGVO Export
E-Mail Buchungsbestätigung	E-Mail Vorlage für Reservierungen
Zahlungserinnerung E-Mail	E-Mail Vorlage für Rechnungen
Kassenbuch	PDF Buchungsjournal
Buchungsjournal	PDF Buchungsjournal
Reservierungsbestätigung	PDF Vorlage für Reservierungen
Rechnung Default	PDF Rechnung
Rezeption Checkliste	PDF Vorlage für Betriebsberichte
Monatsbericht Kennzahlen	PDF Vorlage für Betriebsberichte
Housekeeping Tagesansicht	PDF Vorlage für Betriebsberichte
Housekeeping Wochenansicht	PDF Vorlage für Betriebsberichte
Mahlzeiten Checkliste	PDF Vorlage für Betriebsberichte
Meldeschein	PDF Meldeschein

Vorlage Anlegen

Vorlagen können über "Vorlage hinzufügen" angelegt werden. Im Kopfbereich werden die Metadaten (Name, Vorlagentyp, etc.) ausgefüllt, wie das folgende Bild zeigt:

Existieren mehrere Vorlagen gleichen Typs, kann der Nutzer über den Schalter Standardvorlage festlegen, dass diese Vorlage standardmäßig verwendet werden soll.
Wählt man eine Vorlage vom Typ PDF aus, können über das Zahnradsymbol im oberen Bereich zusätzliche Werte für das erzeugte PDF festgelegt werden (z.B. Hoch-/Queformat oder Seitenränder).

Vorlagen können mithilfe des Editors optisch an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Im Editor wird zwischen zwei Ansichten unterschieden:

Visuelle-Ansicht
Code-Ansicht

Die Visuelle-Ansicht ist für eine schnelle Bearbeitung inkl. Formtierungen des Dokumentes gedacht. Für erfahrene Benutzer wird zusätzlich der Code-Modus angeboten, wo Nutzer alle gestalerischen Freiheiten besitzen.

Im Hintergrund wird HTML Code erzeugt (siehe Ansicht: Code-Ansicht). Wer Erfahrung mit HTML/CSS besitzt, kann die Optik der Ausgabe beliebig anpassen, auch über die Möglichkeiten des WYSIWYG-Editors hinaus. Zur PDF Erzeugung wird der HTML Code herangezogen. Eine ausführliche technische Dokumentation der Möglichkeiten im Code-Modus wird hier beschrieben.

Darüber Hinaus können je nach Vorlagentyp verschiedene Bausteine in die Vorlage eingefügt werden. Diese Platzhalter werden dann bei dem eigentlichen Export mit den jeweiligen Daten gefüllt. Somit kann in dieser Übersicht eine allgemeingültige Vorlage für z.B. Rechnungen erstellt werden. Die Platzhalter werden dann beim Erzeugen einer ausgewählten Rechnung mit den realen Werten ersetzt.

Baustein/Platzhalter hinzufügen

Durch Klick auf das Add Template Symbol im Editor, werden alle verfügbaren Platzhalter angezeigt. Die Liste variiert, je nach ausgewähltem Vorlagentyp.

Anschließend zieht man den Platzhalter per Drag&Drop an die Stelle im Editor, wo er platziert werden soll.

Anbei ein Beispiel, für den Vorlagentyp PDF Rechnung:

Die Platzhalter werden hierbei durch [[ ... ]] gekennzeichnet.

Die angebotenen Platzhalter stellen einen groben Überblick dar. Über das Icon "Variable einfügen" wird eine Liste aller verfügbaren Platzhalter/Variablen für den derzeit ausgewählten Template-Typ angezeigt und kann mit einem Klick darauf an die aktuelle Position hinzugefügt werden.

In der Code-Ansicht steht zudem die klassische Autovervollständigung zur Verfügung, wenn man [[ anfängt zu schreiben

Vorlagen einbetten

Neben Platzhaltern können auch andere Vorlagen als Bausteine eingebettet werden. So lässt sich z. B. eine zentrale Fußzeile anlegen und in verschiedene PDF-Vorlagen (Rechnungen, Bestätigungen etc.) einbinden, ohne den Inhalt mehrfach pflegen zu müssen. Die einbettbaren Vorlagen werden in der Baustein-Seitenleiste unter dem Abschnitt Vorlagen angezeigt und können per Klick oder Drag&Drop eingefügt werden. Beim Erzeugen des Dokuments wird der eingebettete Inhalt automatisch aufgelöst und in die Ausgabe integriert.

Bilder einfügen

Möchte man Bilder, wie das eigene Firmenlogo, im Dokument einfügen, so erlaubt es die Verwaltungssoftware Bilder mit Klick auf das Bild-Icon hochzuladen, wie in folgendem Bild dargestellt:

Bilder werden anschließend hochgeladen und an der Stelle eingefügt, an der sich der Cursor zuletzt befand. Bilder können auch bequem per Drag&Drop in das Browserfenster gezogen werden.

Hochgeladene Bilder werden nur in erzeugten PDF Dateien eingebettet. In E-Mail Vorlagen können sie derzeit nicht verwendet werden.

Hochgeladene Bilder dürfen maximal 5 MB groß sein.

Bearbeiten

Klickt man in der Übersicht unter Aktionen auf das Symbol Edit erhält man die Maske zum Bearbeiten. Hier können alle Felder, wie bei dem Hinzufügen, bearbeitet werden.

Löschen

Klickt man in der Übersicht unter Aktionen auf das Symbol Delete kann das ausgewählte Element gelöscht werden.