Online Buchung
Mit der Online-Buchungsfunktion können Gäste direkt über die eigene Website eine Unterkunft anfragen oder buchen – rund um die Uhr, ohne manuellen Aufwand.
Einrichtung
Die Online-Buchung lässt sich im Administrationsbereich unter Einstellungen → Online Buchung einrichten. Dort kann die Funktion aktiviert werden und man legt fest, welche Unterkünfte und Zimmer buchbar sein sollen – entweder alle oder eine gezielte Auswahl.
Außerdem stehen Gestaltungsoptionen bereit: Farben und optionales CSS lassen sich ans eigene Design anpassen. Zahlungsbedingungen, Stornobedingungen und ein individueller Bestätigungstext können ebenfalls hinterlegt werden.
Für die automatische Bestätigungsmail an den Gast kann eine passende E-Mail-Vorlage ausgewählt werden.
Buchungsablauf
Der Buchungsprozess führt Gäste in vier einfachen Schritten zur Buchung:
- Suche: Der Gast gibt den gewünschten Zeitraum, die Personenzahl und die Anzahl der Zimmer ein.
- Auswahl: Für jede verfügbare Zimmerkategorie werden alle buchbaren Belegungsoptionen mit dem jeweiligen Preis angezeigt. Der Gast wählt die gewünschte Personenzahl je Zimmer sowie die Anzahl der Zimmer.
- Details: Der Gast gibt seine Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail) ein und erhält eine Übersicht der Kosten sowie Hinweise zu Zahlungs- und Stornobedingungen.
- Bestätigung: Nach dem Absenden erscheint eine Bestätigungsseite mit dem konfigurierten Nachrichtentext.
Die Verfügbarkeit wird in Echtzeit geprüft, sodass Gäste stets aktuelle Informationen erhalten.
Buchungsmodus
Es gibt zwei Buchungsmodus-Varianten, die je nach Arbeitsweise gewählt werden können:
- Anfrage: Der Gast schickt eine unverbindliche Anfrage. Eine Benachrichtigung wird verschickt und die Buchung manuell bestätigt. Ideal, wenn man jeden Aufenthalt persönlich prüfen möchte.
- Direktbuchung: Der Gast bucht sofort und verbindlich. Die Reservierung wird automatisch im System angelegt. Empfehlenswert für eine vollautomatische Abwicklung.
In beiden Fällen erhält der Gast automatisch eine Bestätigungsmail. Zusätzlich kann – sofern in den App-Einstellungen aktiviert – eine E-Mail-Benachrichtigung an den Administrator verschickt werden.
Buchungsseite einbetten
Die Buchungsseite lässt sich ganz einfach in eine bestehende Website einbinden, zum Beispiel als iFrame. Den fertigen Einbettungscode findet man direkt in den Einstellungen der Online-Buchung – bereit zum Kopieren.
E-Mail-Benachrichtigungen
Nach einer erfolgreichen Buchung oder Anfrage werden automatisch E-Mails versendet:
- Bestätigungsmail an den Gast: Wird anhand der in den Einstellungen hinterlegten Vorlage erstellt. Falls keine Vorlage konfiguriert ist, greift eine vordefinierte Standardnachricht.
- Benachrichtigung an den Administrator: Kann in den allgemeinen App-Einstellungen aktiviert werden, damit man umgehend über neue Anfragen oder Buchungen informiert wird.
Belegung & Preise
Im zweiten Schritt des Buchungsvorgangs wird für jede Zimmerkategorie angezeigt, mit wie vielen Personen das Zimmer belegt werden kann und welcher Preis jeweils gilt. Jede Belegungsoption erscheint als eigene Zeile mit Personenzahl und Gesamtpreis.
Alle an der Zimmerkategorie hinterlegten Ausstattungsmerkmale und Bilder werden ebenfalls in der Auswahl angezeigt, sodass Gäste die Kategorie direkt einschätzen können.
Buchbare Extras
Sonstige Preiskategorien, die in den Preiseinstellungen als online buchbar markiert sind, werden im zweiten Schritt der Online-Buchung als wählbare Extras angezeigt.
Je nach Preistyp unterscheidet sich die Darstellung:
- Pro Person/Nacht (z. B. Frühstück): Der Preis wird automatisch mit der Personenzahl und der Anzahl der Nächte verrechnet. Das Extra kann per Schalter aktiviert oder deaktiviert werden.
- Pro Zimmer/Nacht oder pauschal (z. B. Stellplatz, Endreinigung): Der Preis gilt pro Einheit. Die gewünschte Anzahl lässt sich über ein Auswahlfeld festlegen.
Alle gewählten Extras werden in der Buchungsübersicht (Schritt 3) aufgeschlüsselt dargestellt und fließen in den Gesamtpreis ein.
Verfügbarkeitsrestriktionen
Unter Einstellungen → Online Buchung lässt sich gezielt steuern, welche Zimmer zu welchen Bedingungen online buchbar sind. Diese Einschränkungen gelten ausschließlich für die Online-Buchung – Reservierungen, die über die Anwendung selbst eingepflegt werden, sind davon nicht betroffen. Zimmer, die eine Restriktion nicht erfüllen, erscheinen nicht in der Auswahl für Gäste.
Mindestübernachtung
Pro Zimmerkategorie lässt sich festlegen, wie viele Nächte ein Aufenthalt mindestens dauern muss. Dabei kann zwischen Werktagen (Anreise Montag bis Donnerstag) und Wochenende (Anreise Freitag bis Sonntag) unterschieden werden. Ist kein Wert eingetragen, gibt es keine Mindestaufenthaltsdauer.
Sonderzeiträume
Für besondere Zeiträume – z. B. Feiertage, Schulferien oder Hochsaison – können abweichende Mindestübernachtungen hinterlegt werden. Diese Sonderzeiträume können für einzelne Zimmerkategorien, für mehrere oder für alle gelten. Überlappen sich mehrere Regeln, gilt stets der höchste Wert. Das eingetragene Enddatum gilt als Abreisedatum .
Maximale Zimmeranzahl pro Kategorie
Es lässt sich begrenzen, wie viele Zimmer einer Kategorie online sichtbar und buchbar sind – unabhängig von der tatsächlichen Verfügbarkeit. So können einzelne Zimmer für Laufkundschaft oder Telefon-Reservierungen freigehalten werden, ohne sie online anzubieten.
Mindestbelegung
Pro Zimmerkategorie kann eine Mindestanzahl an Personen festgelegt werden. Ein Doppelzimmer mit Mindestbelegung 2 wird online zum Beispiel nicht zur Einzelbelegung angeboten. Sind für eine Kategorie keine gültigen Belegungsoptionen mehr vorhanden, wird die gesamte Kategorie ausgeblendet.
Buchungshorizont
Es lässt sich festlegen, wie viele Monate im Voraus Gäste online buchen können. Bleibt das Feld leer, gibt es keine zeitliche Beschränkung.