Einleitung Handbuch Erste Schritte Reservierungsübersicht Rechnungsübersicht Einstellungen Benutzer Zimmerkategorien Zimmer Preisliste Niederlassungen Reservierungsherkunft Reservierungsstatus Vorlagen

Rechnungsübersicht

Über den Menüpunkt Rechnungsübersicht gelangt man zum kaufmännischen Bereich der Anwendung. Hier können Rechnungen eingesehen und erstellt werden.

Übersicht

In der Übersicht können neue Rechnungen erstellt und vorhandene angezeigt werden.

Über die Aktions-Symbole einer Rechnungszeile kann die jeweilige Rechnung angezeigt, bearbeitet, als PDF exportiert und als elektronische Rechnung im Format XRechnung exportiert werden.

Über das Symbol kann zum einen die Rechnungsvorlage (PDF-Export, siehe Vorlagen ), als auch die Einstellungen für den elektronischen Rechnungsexport konfiguriert werden.

Elektronsiche Rechnung

Neu in Version 3.8.0!

Die Anwendung bietet die Möglichkeit eines standardisierten elektronischen Rechnungsexports nach EN-16931 an. Hierbei wird eine XML-Datei erzeugt, die den Anforderungen der EU entsprichtund und verpflichtend für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen ist (B2G).
Auch im B2B-Bereich wird diese Form der Rechnungsstellung gern verwendet, da es so auch möglich ist, Rechnungen auf einfachem Weg wieder in andere Anwendungn, wie z.B. Steuersoftware, zu importieren.

Klickt man in der Übersicht auf das Symbol XRechnung Export , so wird eine XML-Datei im Format XRechnung in der Version 3.x erzeugt.

Um eine elektronische Rechnung erzeugen zu können, sind einige Meta-Informationen erforderlich, welche über das Symbol Einstellungen auf der Übersichtsseite konfiguriert werden können. Hier ein Auszug:

Es ist möglich, mehrere solcher Einstellungen anzulegen. Nur die als "Aktiv" gesetzte, wird für den Export herangezogen.

Stellt man eine Rechnung an eine öffentliche Einrichtung, ist eine sog. Leitweg-ID erforderlich. Diese kann wie folgt konfiguriert werden: Rechnung bearbeiten -> Gast bearbeiten -> Feld: Kundenreferenz ausfüllen.

Rundungsdifferenzen:
Es kann vorkommen, dass sich Beträge im XRechnungs-Export um einige Cent im Vergleich zu der Anzeige in der Anwendung selbst oder auch Anwendungen, in der die XRechnung importiert wird, unterscheiden.
Grund sind hierfür Rundungen bei der Berechnung der Beträge, welche kaufmännisch gerundet auf zwei Nachkommastellen angegeben werden. Die Berechnungen erfüllen dabei die Anforderungen an Rechnungen laut § 14 UStG.
Ausschlaggebend ist hierbei auch die Basis, von welcher aus die Berechnung startet. XRechnung nutzt stets den Nettobetrag als Basis. Gibt man seine Preise in der Anwendung jedoch als Bruttopreise an, so kommt es sehr wahrscheinlich zu Abweichungen.
Empfehlung: Um konsistente Ergebnisse zu erhalten, sollten die Preise in der Anwendung ebenfalls stets als Nettopreise in der Rechnung gespeichert werden.