Gastkategorien
Gastkategorien bilden die Grundlage für altersgestaffelte Preise, Belegungsregeln und die Tourismus-Statistik. Sie beschreiben, welche Arten von Gästen pro Reservierung gezählt werden — etwa Erwachsene, Kinder, Babys oder Sondergruppen — und welche Preisanpassungen sowie Beherbergungsabgaben jeweils gelten.
Übersicht
Eine Gastkategorie beschreibt eine Personengruppe innerhalb einer Reservierung. Jede Kategorie ist einer statistischen Gruppe zugeordnet (Erwachsen, Kind, Baby oder Sonstige), legt fest ob die Person zur Bettenkapazität zählt und dient als Bezugsgröße für Preisanpassungen und Beherbergungsabgaben.
Mit Gastkategorien lassen sich typische Anforderungen abbilden:
- Altersgestaffelte Preise — beispielsweise frei für Kinder bis 3 Jahre, ein reduzierter Tarif von 3 bis 15 Jahren und der volle Preis ab 16
- Babys im Beistellbett, die nicht zur Belegung zählen
- Sondergruppen für die Statistik (nichtpflichtige oder befreite Personen)
- Differenzierte Beherbergungsabgaben je Personengruppe
Gastkategorien anlegen
Der Bereich ist unter Einstellungen → Gastkategorien erreichbar. Pro Kategorie stehen folgende Felder zur Verfügung:
- Name – Anzeigename, beispielsweise „Erwachsene“, „Kind 6–16“ oder „Baby“
- Kurzname – knappes Kürzel für Tabellen und Berichte (ERW, K6-16, BABY)
- Statistische Gruppe – ordnet die Kategorie einer der vier Gruppen Erwachsen , Kind , Baby oder Sonstige zu. Maßgeblich für die Statistik, die Online-Buchung und die Regel „Mindestens eine erwachsene Person“.
- Mindestalter / Höchstalter – informativ; wird in der Online-Buchung verwendet, um Kinder anhand des angegebenen Alters automatisch der passenden Kategorie zuzuordnen
- Zählt zur Belegung – ausschalten, wenn die Person nicht zur Bettenkapazität zählen soll (beispielsweise ein Baby im Reisebett)
- Niederlassungen – Mehrfachauswahl; bleibt das Feld leer, ist die Kategorie in allen Niederlassungen verfügbar
- Sortierreihenfolge – steuert die Anzeigereihenfolge in Formularen
- Aktiv – inaktive Kategorien werden in neuen Buchungen nicht mehr angeboten, bleiben in bestehenden Buchungen aber sichtbar
Gästezahl pro Reservierung
Statt einer einzelnen Personenzahl wird pro Reservierung eine kleine Tabelle gepflegt – ein Zähler pro Gastkategorie. Die Gesamtpersonenzahl der Buchung ergibt sich automatisch aus der Summe aller Kategorien, die zur Belegung zählen.
Die folgende Abbildung zeigt die Tabelle beim Anlegen oder Bearbeiten einer Reservierung:
Ein Beispiel: 2 Erwachsene + 1 Kind 6–16 + 1 Baby ergibt vier Gäste, von denen drei zur Belegung zählen (das Baby nicht). Auf der Rechnung erscheinen die Kategorien getrennt mit ihren jeweiligen Tarifen.
Regel „Mindestens eine erwachsene Person“
Jede Reservierung muss standardmäßig mindestens eine Person aus einer erwachsenen Kategorie enthalten. Diese Regel verhindert versehentliche Buchungen aus reinen Kinder- oder Babyzählungen.
In der internen Reservierungsverwaltung lässt sich die Regel pro Buchung gezielt aushebeln – etwa für begleitete Jugendgruppen. Dafür erscheint die Option Buchung ohne erwachsene Begleitung freigeben , sobald keine erwachsene Person gezählt ist.
In der Online-Buchung ist eine erwachsene Person verpflichtend. Eine Ausnahme ist dort nicht möglich.
Preisanpassungen pro Kategorie
Direkt unter der Kategorien-Liste befindet sich der Bereich Preisanpassungen . Eine Preisanpassung definiert pro Gastkategorie einen Auf- oder Abschlag auf den Basis-Zimmerpreis – ohne dass der Preisstamm pro Kategorie vervielfacht werden muss.
Arten von Preisanpassungen
- Aufschlag (Betrag) – beispielsweise +10 €/Nacht pro Kind
- Rabatt (Prozent) – beispielsweise −50 % auf den Erwachsenenpreis für Kinder
- Pauschalpreis je Nacht – ersetzt den anteiligen Tarif durch einen festen Betrag (beispielsweise 15 € pauschal für Kind 6–16)
- Kostenlos – die Kategorie zahlt nichts (beispielsweise Babys)
Wann eine Preisanpassung wirkt
Eine Preisanpassung wird nur dann angewendet, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
- Der Zimmerpreis wird pro Person berechnet. Pauschalpreise pro Zimmer oder pro Reservierung haben keinen entsprechenden Bezugswert und werden nicht angepasst.
- Die Kategorie zählt zur Belegung . Nicht-belegende Kategorien (beispielsweise Babys) sind im Zimmerpreis ohnehin nicht enthalten.
- Die Kategorie ist keine erwachsene Kategorie – die Erwachsenen bilden den Basistarif, auf den sich die Anpassung bezieht.
- Das Datum der Übernachtung liegt im Gültigkeitsfenster der Anpassung (optional pro Saison einschränkbar) und der Eintrag ist aktiv.
Auf der Rechnung erscheint die Preisanpassung als eigene transparente Zeile. Im Buchungsjournal wird sie mit dem Zimmerkonto verrechnet, sodass dort nur eine einzige Erlöszeile pro Konto und Steuersatz entsteht.
Gastkategorien in der Online-Buchung
Im Online-Buchungsformular wählt der Gast die Anzahl der Erwachsenen und der Kinder. Pro Kind erscheint ein Altersfeld – das Alter wird im Hintergrund auf die passende Gastkategorie übertragen.
Kategorien mit der statistischen Gruppe Sonstige erscheinen im Online-Buchungsformular nicht – sie sind ein internes Konzept für Berichte. Die Regel „Mindestens eine erwachsene Person“ verhindert das Absenden, solange keine erwachsene Person gewählt ist.