Buchungsjournal

Das Buchungsjournal ist die zentrale Buchhaltungsfunktion in FewohBee. Es ist speziell auf die Bedürfnisse kleiner Hotels und Ferienwohnungen im DACH-Raum zugeschnitten und löst das frühere Kassenbuch vollständig ab. Aus dem täglichen Arbeiten mit FewohBee — Rechnungen stellen, Zahlungen erfassen — entsteht automatisch ein sauberer Buchungsstapel, der am Monatsende per Klick als DATEV-Datei an den Steuerberater übergeben werden kann.

Übersicht

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Das Buchungsjournal ist über den Menüpunkt Buchungsjournal erreichbar. In der Übersicht werden alle Buchungsstapel nach Monat geordnet aufgelistet. Für jeden Monat ist der Status (offen, geschlossen oder exportiert) sowie der aktuelle Kassenbestand ersichtlich.

Mit Klick auf einen Monatsstapel gelangt man in die Detailansicht mit allen Buchungseinträgen dieses Monats. Über den Button Einstellungen lassen sich Kontenrahmen, Buchungskonten und Steuersätze konfigurieren.

Einrichtung: Kontenrahmen & Steuersätze

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Unter Buchungsjournal → Einstellungen finden sich fünf Tabs, die die Konfiguration thematisch gruppieren:

• Kontenrahmen – Voreinstellung wählen und laden (SKR03, SKR04, EKR, KMU), optional Beispiel-Workflows anlegen
• Konten – Verwaltung der Buchungskonten (anlegen, bearbeiten, löschen)
• Steuersätze – Verwaltung der Steuersätze inklusive der DATEV-Buchungsschlüssel für Umsatz- und Vorsteuer
• DATEV-Export – DATEV-spezifische Stammdaten (Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge, Diktatkürzel)
• Buchungstext-Bezeichnungen – optionale Texte, die ausschließlich bei automatischen Workflow-Buchungen verwendet werden

Der aktive Tab bleibt beim Speichern und beim Neuladen erhalten, sodass jederzeit am gleichen Bereich weitergearbeitet werden kann.

Kontenrahmen wählen

Auf dem Tab Kontenrahmen stehen folgende Voreinstellungen zur Verfügung:

• SKR03 – Deutschland (klassischer Kontenrahmen für Freiberufler und KMU)
• SKR04 – Deutschland (alternative Variante)
• EKR – Österreich
• KMU – Schweiz

Beim Laden einer Voreinstellung werden automatisch die passenden Buchungskonten (Kasse, Bank, Erlöse usw.) sowie die landesüblichen Steuersätze angelegt. Alle Konten und Steuersätze können danach auf den jeweiligen Tabs individuell angepasst, ergänzt oder gelöscht werden.

DATEV-Stammdaten

Für den DATEV-Export werden auf dem Tab DATEV-Export die Angaben Beraternummer , Mandantennummer , Wirtschaftsjahresbeginn und Sachkontenlänge hinterlegt. Diese Daten stellt in der Regel der Steuerberater zur Verfügung.

Buchungen erfassen

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Buchungen werden monatsweise in sogenannten Buchungsstapeln organisiert. Beim ersten Aufruf eines neuen Monats wird der Stapel automatisch angelegt.

Einen neuen Eintrag fügt man über die Schaltfläche Buchung hinzufügen innerhalb eines Monatsstapels hinzu. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Datum – Buchungsdatum des Vorgangs
• Betrag – Bruttobetrag der Buchung
• Steuersatz – z. B. 0 %, 7 % oder 19 % (DE); die Auswahl richtet sich nach den hinterlegten Steuersätzen
• Soll-Konto – das belastete Konto (z. B. Kasse bei einer Einnahme)
• Haben-Konto – das erkannte Konto (z. B. Erlöse)
• Belegnummer – Eigene Referenz, z. B. Rechnungsnummer
• Bemerkung – Freies Textfeld für zusätzliche Hinweise

Einträge können nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden, solange der Stapel noch den Status offen hat. Ein geschlossener oder exportierter Stapel ist schreibgeschützt.

Automatische Buchungen aus Rechnungen

Wird eine Buchung automatisch aus einer Rechnung erstellt (z. B. per Workflow bei Zahlungseingang), erzeugt das System eine Buchungszeile pro Kombination aus Leistungsart, Steuersatz und Erlöskonto . Dabei wird unterschieden zwischen:

• Zimmerleistungen – alle Positionen des Zimmers
• Sonstige Leistungen – Extras wie Frühstück, Endreinigung usw.

Enthält eine Rechnung einen Paketpreis (z. B. Frühstück mit 7 % für Speisen und 19 % für Getränke), entstehen daraus automatisch mehrere Buchungszeilen mit den jeweils korrekten Steuersätzen und Erlöskonten – ohne manuellen Aufwand.

Wichtig: Auch bei identischem Steuersatz werden Hauptleistung und sonstige Leistungen nicht zusammengefasst , sondern bleiben getrennt. Innerhalb derselben Gruppe (Hauptleistung oder sonstige Leistungen) werden Positionen mit gleichem Konto und gleichem Steuersatz zu einer Buchungszeile summiert.

Buchungstext-Bezeichnungen

Auf dem Tab Buchungstext-Bezeichnungen unter Buchungsjournal → Einstellungen lassen sich zwei optionale Texte hinterlegen – getrennt nach Hauptleistung (Zimmer-/Hauptpositionen) und sonstigen Leistungen . Diese Bezeichnung wird zusammen mit dem Kontennamen als Buchungstext verwendet (z. B. „Übernachtung – Erlöse 7 %” ). Bleiben die Felder leer, wird ausschließlich der Kontenname als Buchungstext gesetzt.

Die Texte greifen ausschließlich bei automatischen Buchungen über Workflows (beispielsweise bei der automatischen Buchung einer Rechnungszahlung). Manuell erfasste Buchungen verwenden die im Eingabeformular gesetzte Bemerkung.

Kassenbuch- und Bankbuch-Ansicht

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Kassenbuch und Bankbuch sind keine separaten Seiten mehr, sondern Filteransichten innerhalb des Buchungsjournals. Per Dropdown in der Monatsansicht kann zwischen drei Darstellungen gewechselt werden:

• Buchungsjournal – zeigt alle Einträge mit Soll- und Haben-Spalten (vollständige Buchhaltungssicht)
• Kassenbuch – zeigt nur Kassenbewegungen mit Einnahme-/Ausgabe-Spalten, Gegenkonto sowie Anfangs- und laufendem Kassenbestand
• Bankbuch – zeigt analog nur Bankbewegungen mit eigenen Spalten für Einnahmen, Ausgaben, Gegenkonto sowie Anfangs- und Endbestand des Bankkontos

Auch das Eingabeformular passt sich an: Im Kassenbuch- oder Bankbuch-Modus wählt man nur, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt und wählt eine Kategorie aus. Die korrekte Soll-/Haben-Zuordnung wird automatisch vorgenommen.

Jahresanfangsbestand & Eröffnungsbuchungen

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Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres werden die Endbestände des Vorjahres als Eröffnungsbuchungen (EB-Werte) in das neue Jahr übernommen. Typisch sind hier die Anfangsbestände der Kasse und des Bankkontos.

Über das Dropdown + Hinzufügen → Jahresanfangsbestand in der Journal-Übersicht öffnet sich ein Dialog, in dem die Eröffnungsbuchungen komfortabel erfasst werden können. Gebucht wird dabei gegen das passende Eröffnungsbilanzkonto des gewählten Kontenrahmens – im SKR03 z. B. 9000 (Saldenvorträge), 9100 (Bank) oder 9800 .

Eröffnungsbuchungen erscheinen chronologisch zum 01.01. und werden in allen Übersichten und Berechnungen korrekt berücksichtigt. In der Kassen- bzw. Bankbuch-Ansicht werden sie als Anfangsbestand ausgewiesen und nicht mehr als einzelne Buchungen aufgeführt.

Automatische Buchungen über Workflows

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Buchungseinträge müssen nicht immer manuell erfasst werden. Über die Workflow-Engine lassen sich Buchungen automatisch erstellen, wenn bestimmte Ereignisse eintreten — zum Beispiel wenn eine Rechnung als bezahlt markiert wird.

Typische Anwendungsfälle:

Beim Laden einer Kontenrahmen-Voreinstellung besteht die Möglichkeit, solche Beispiel-Workflows direkt mit anzulegen. Sie können danach jederzeit angepasst oder ergänzt werden.

DATEV-Export

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Die Buchungen können als DATEV-Buchungsstapel exportiert werden. Die erzeugte CSV-Datei im EXTF-Format kann der Steuerberater direkt in DATEV importieren.

Es stehen zwei Exportvarianten zur Verfügung:

• Monatsexport: Enthält alle Buchungen eines einzelnen Monatsstapels. Eröffnungsbuchungen (EB-Werte) werden hierbei nicht mitexportiert, da sie beim Monatsexport nicht erneut übertragen werden sollen.
• Jahresexport: Enthält alle Buchungen eines kompletten Jahres inklusive der Eröffnungsbuchungen zum 01.01. – ideal für die Übergabe der Gesamtbuchhaltung an den Steuerberater.

So funktioniert der Export:

1. Den gewünschten Monats- oder Jahresstapel öffnen
2. Auf DATEV-Export klicken
3. Das System prüft automatisch auf Vollständigkeit (fehlende Konten, fehlende Buchungsschlüssel) und zeigt bei Bedarf Warnungen an
4. Die CSV-Datei wird heruntergeladen und kann dem Steuerberater übergeben werden

Voraussetzung für einen vollständigen Export ist die einmalige Konfiguration der DATEV-Einstellungen (Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahr, Sachkontenlänge) unter Buchungsjournal → Einstellungen .

Automatikkonten

Einzelne Buchungskonten können in den Einstellungen als Automatikkonto markiert werden (z. B. die Erlöskonten 8300/8400 im SKR03). Für Buchungen auf solche Konten leitet DATEV den Steuersatz selbst aus dem Konto ab – beim Export wird deshalb kein BU-Schlüssel übergeben. Im Zweifel sollte der Steuerberater entscheiden, welche Konten als Automatikkonten geführt werden.

BU-Schlüssel Umsatz- und Vorsteuer

Jeder Steuersatz verfügt über zwei getrennte DATEV-Buchungsschlüssel: einen für Umsatzsteuer (bei Einnahmen) und einen für Vorsteuer (bei Ausgaben). Beim Export wählt das System automatisch den passenden Schlüssel je nach Buchungsrichtung. Die Standard-BU-Schlüssel sind beim Laden einer Kontenrahmen-Voreinstellung bereits korrekt hinterlegt.

PDF-Export

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Neben dem DATEV-Export lassen sich Buchungsjournal und Kassenbuch auch als PDF exportieren. Hierfür wird das bestehende Vorlagensystem genutzt, das bereits für Rechnungen und Bestätigungen bekannt ist.

Die PDF-Exportfunktion eignet sich z. B. für das Ausdrucken eines monatlichen Kasseninventars oder als Beleg für die eigene Ablage. Bestehende Kassenbuch-Vorlagen aus der früheren Version funktionieren ohne Anpassung weiterhin.

Bank-Kontoauszug importieren

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Der integrierte Bank-Import liest Kontoauszüge direkt ins Buchungsjournal ein. Unterstützt werden CSV-Dateien sowie das standardisierte ISO-20022-Format <strong>camt.052/053</strong> (XML), das viele Banken bereitstellen. Passende Rechnungen werden automatisch erkannt, gespeicherte Kategorisierungsregeln angewendet und alle Einträge in einer übersichtlichen Vorschau zur Prüfung bereitgestellt.

Einmalige Einrichtung: Bank-CSV-Profil anlegen

Für CSV-Importe wird einmalig ein Bank-CSV-Profil angelegt. Das Profil beschreibt, wie die CSV-Datei der jeweiligen Bank aufgebaut ist. Für camt-XML-Importe ist kein Profil erforderlich, da das Format standardisiert ist.

Das Profil-Formular ist unter Buchungsjournal → Bank-Import → Neues Profil erreichbar.

Kontoauszug hochladen

Der Kontoauszug wird zunächst im Online-Banking als CSV-Datei oder im camt-XML-Format heruntergeladen. Anschließend lässt er sich unter Buchungsjournal → Bank-Import → Neuer Import hochladen.

Im Auswahlfeld Importart stehen zur Verfügung:

• XML: camt.052/053 ab v08 – ISO-20022-Standardformat für Account Reports (camt.052) und Kontoauszüge (camt.053)
• CSV: <Profilname> – ein zuvor angelegtes CSV-Profil

Beim camt-XML-Import dürfen mehrere Dateien gleichzeitig ausgewählt werden – etwa wenn pro Buchungstag eine eigene Datei vorliegt. Alle Dateien müssen sich auf dasselbe Konto beziehen, sonst wird der Import abgelehnt. Bei camt.052 werden ausschließlich gebuchte Umsätze übernommen; vorgemerkte Einträge werden übersprungen.

Die Datei wird beim Upload eingelesen und nicht dauerhaft gespeichert – nur die daraus erzeugten Buchungsvorschläge bleiben temporär zur Bearbeitung erhalten.

Zeilen, die bereits in einem früheren Import gebucht wurden, werden automatisch als Duplikat markiert und beim Buchen übersprungen. Derselbe Kontoauszug kann also ohne Risiko mehrfach hochgeladen werden.

Vorschau prüfen und bearbeiten

Nach dem Upload erscheint eine tabellarische Vorschau aller Zeilen des Kontoauszugs mit Datum, Gegenpartei, Verwendungszweck, Betrag und einem Status:

• Offen – noch keine Konten zugewiesen, manuelle Zuordnung erforderlich
• Bereit – Soll- und Haben-Konto sind gesetzt, die Zeile kann gebucht werden
• Duplikat – wurde bereits in einem früheren Import gebucht und wird übersprungen
• Ignoriert – wird beim Buchen bewusst ausgelassen, etwa bei internen Umbuchungen

Über die Filter oberhalb der Tabelle lässt sich die Anzeige auf einen einzelnen Status einschränken.

Einzelne Zeile bearbeiten

Ein Klick auf eine Zeile öffnet ein Bearbeitungsfeld für Soll-Konto, Haben-Konto, Steuersatz, Beleg-Nr. und Bemerkung. Die Bank-Seite (Soll bei Eingang, Haben bei Ausgang) wird automatisch vorausgefüllt.

Im Feld Beleg-Nr. kann eine externe Belegnummer hinterlegt werden, etwa die Rechnungsnummer eines Lieferanten oder einer Strom- bzw. Bürobedarfsrechnung. Sie ist unabhängig von den internen Rechnungsnummern der Anwendung und wird im DATEV-Export in Belegfeld 1 ausgegeben.

Buchung aufteilen

Umfasst eine Überweisung mehrere Kostenarten (z. B. Reinigung und Werbung), kann sie über Aufteilen in mehrere Teilbeträge zerlegt werden. Jede Teilbuchung erhält ein eigenes Konto, einen eigenen Steuersatz und wahlweise einen Festbetrag, einen prozentualen Anteil oder einen automatisch berechneten Restbetrag. Eine eingetragene Beleg-Nr. gilt für die gesamte Bankzeile und wird auf alle Teilbuchungen übernommen – so bleiben zusammengehörige Einträge im Journal und im DATEV-Export erkennbar.

Massenbearbeitung

Mehrere Zeilen lassen sich über die Auswahlkästchen markieren und mit der eingeblendeten Sammelaktion gemeinsam einem Konto zuweisen oder als Ignoriert kennzeichnen.

Automatische Rechnungserkennung

Überweisungen im Kontoauszug werden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen. Aufwändige Suchmuster sind dafür nicht nötig – es genügen ein bis drei Beispiel-Rechnungsnummern unter Buchungsjournal → Bank-Import → Einstellungen (z. B. RE-2024-001 , RE-2024-015 , RE-2024-123 ). Daraus leitet das System automatisch ein passendes Erkennungsmuster ab.

Beim Import wird der Verwendungszweck jeder Zeile auf eine passende Rechnungsnummer geprüft. Wird eine Rechnung gefunden:

• die Zeile wechselt auf den Status Bereit und die Rechnungsnummer wird als Beleg hinterlegt
• bei mehreren Treffern wird die Rechnung bevorzugt, deren Bruttobetrag exakt zum Überweisungsbetrag passt
• existiert für die Rechnung bereits eine Workflow-Buchung, wird deren Datum aktualisiert statt eine Doppelbuchung anzulegen

Import-Regeln: automatisch kategorisieren

Wiederkehrende Buchungen wie monatliche Softwaregebühren, Energiekosten oder Provisionszahlungen lassen sich über Import-Regeln einmalig anlernen und werden beim nächsten Import automatisch zugeordnet.

Regel aus der Vorschau erstellen

Über Als Regel speichern in der Bearbeitungsansicht einer Zeile wird das Regel-Formular automatisch vorausgefüllt:

• Bedingung – z. B. „Gegenpartei enthält XYZ“ oder „Betrag zwischen 50 und 60 €“
• Aktion – Konto zuweisen, Zeile ignorieren oder nach gespeichertem Schema aufteilen
• Steuersatz – wird bei jeder Übereinstimmung automatisch gesetzt
• Priorität – bei mehreren zutreffenden Regeln gewinnt die mit dem höchsten Wert

Belegnummer automatisch erkennen

Eine Regel kann die Beleg-Nr. direkt aus dem Verwendungszweck auslesen. Zwei Erkennungsarten stehen zur Wahl:

• Marker vor Beleg-Nr. – einfache Variante für klar formulierte Verwendungszwecke: Wird z. B. der Marker Rechnung hinterlegt, übernimmt das System die direkt danach stehende Nummer
• Regex – für erfahrene Nutzer, wenn die Nummer einem festen Muster folgt, z. B. RE-\d{4}-\d{4}

Die erkannte Belegnummer wird in der Vorschau direkt angezeigt. Findet eine Regel mit aktivierter Erkennung keine passende Nummer, bleibt die Zeile offen und wird nicht versehentlich ohne Beleg-Nr. gebucht.

Regeln verwalten

Alle Regeln sind unter Buchungsjournal → Import-Regeln aufgelistet und können dort aktiviert, deaktiviert, bearbeitet oder gelöscht werden. Bedingungen und Aktion werden je Regel in verständlichem Klartext angezeigt.

Buchungen ins Journal übernehmen

Sind alle Zeilen geprüft und auf Bereit gesetzt, schließt Jetzt buchen den Import ab. Die Leiste am unteren Bildschirmrand zeigt jederzeit die Anzahl der bereiten, ausständigen und ignorierten Zeilen.

Beim Buchen wird in einem Schritt:

• für jede Bereit -Zeile ein neuer Journaleintrag angelegt – inklusive Steuersatz und etwaiger Aufteilungen
• bei einer erkannten Rechnung mit vorhandener Workflow-Buchung deren Buchungsdatum aktualisiert statt eine Doppelbuchung erzeugt
• Ignorierte und Duplikat -Zeilen übersprungen, aber als „bereits verarbeitet“ vermerkt – ein erneutes Hochladen derselben Datei führt nicht zu doppelten Einträgen

Direkt nach dem Buchen sind die Einträge im Buchungsjournal des entsprechenden Monats sichtbar und können wie alle anderen Journaleinträge bearbeitet, exportiert oder als PDF ausgegeben werden.